เมื่องานดีไซน์ต้อง Work From Home

เพราะการทำงานดีไซน์สักโปรเจค ต้องทำเป็นทีม และทีมต้องเวิร์ค

.

หากวิธีการต้องปรับเปลี่ยนใหม่ โจทย์ของเราคือ 

จะทำอย่างไรให้แต่ละขั้นตอนมีปัญหาน้อยที่สุด

ในยุคที่ออฟฟิศถูกสร้างจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

และอยู่ห่างแค่เพียงประตูห้องนอนของทุกคน

____________________________________________

ทำงานดีไซน์ ไม่ใช่แค่หนึ่ง

ขออธิบายก่อนว่า ในการออกแบบงานแต่ละโปรเจคของเรานั้น มีหลายขั้นตอน ซึ่งแต่ละขั้นตอนก็ประกอบไปด้วยคนหลายฝ่าย โดยเราแบ่งกระบวนการทำงานออกเป็นสี่ขั้นใหญ่ๆ คือ

1 Explore สำรวจ เรามักชอบปรึกษาปัญหากับเพื่อนสนิท อาจเพราะคำแนะนำจากคนที่รู้จักเราดีนั้น จะถูกคิดผ่านข้อมูลพื้นฐานของเรามาแล้ว ทั้งอุปนิสัยของเรา ประสบการณ์ในชีวิต และข้อจำกัดต่างๆ ที่มี การออกแบบก็เหมือนกัน ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ก็ตาม เพื่อให้งานที่ออกมานั้นมีประสิทธิภาพ เราจึงต้องทำความรู้จักและเข้าใจตัวแบรนด์ให้มากที่สุดก่อน โดยใช้แบบฟอร์มให้ผู้ประกอบการได้ตอบคำถามในด้านต่างๆ ที่ครอบคลุมเกี่ยวกับแบรนด์ ซึ่งสิ่งนี้ถือเป็น Source ที่ดีที่สุด สำหรับนำไปใช้ในการออกแบบ

2 Define รู้จักตัวตน หลังจากนั้น เราจะนำข้อมูลที่ได้มาสรุปเป็นประเด็น หาจุดเด่น ข้อได้เปรียบต่างๆ วิเคราะห์ออกมาจนเป็น Core concept ของแบรนด์ และสร้างบอร์ดส่งลูกค้า เพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน ว่าสิ่งที่เราเห็นคืออะไร และภาพคร่าวๆ ของสิ่งที่เรากำลังจะทำคืออะไร

3 Design ออกแบบ เมื่อทุกอย่างคอนเฟิร์มแล้ว ก็ถึงขั้นตอนของการออกแบบ โดยเริ่มแรกเราจะระดมสมองกันก่อน เพื่อหาแนวทางที่ต่างกันไป ในการนำงานออกแบบมาแก้ปัญหาหรือความเสียหายด้านภาพลักษณ์ และแบ่งออกมาเป็น Option ต่างๆ เพื่อให้เกิดความเป็นไปได้ที่หลากหลายกว่าแค่หนึ่งทาง ภายใต้กรอบข้อจำกัดที่มี เมื่อได้ข้อสรุปที่ชัดเจนแล้วจึงค่อยเริ่มการออกแบบต่อไป

4 Build and Develop สร้างและพัฒนา ขั้นตอนนี้คือการนำเสนอชิ้นงานของเรา ที่ผ่านวิธีการข้างต้นมาอย่างครบถ้วนแล้ว แต่ไม่ได้หมายความว่ากระบวนการทั้งหมดจะจบไปกับการพรีเซ้นท์ เพราะหลังจากนั้นเราจะพูดคุย แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน จนได้งานจริงที่พัฒนาไปสู่ขั้นตอนการผลิตได้

จะสังเกตได้ว่าในทุกขั้นตอน ต้อง Connect และอาศัยความเป็นทีมเวิร์คอยู่เสมอ ซึ่งดูเหมือนจะเป็นปัญหาใหญ่สำหรับยุค Work from home แบบนี้ 

แต่จริงๆ แล้ว มีวิธีการและแพลตฟอร์มหลายรูปแบบในปัจจุบัน ที่สามารถช่วยเราให้ทำงานร่วมกัน ทั้งกับภายในทีมเอง และกับลูกค้าได้อย่างสะดวกกว่าที่คิด

อยู่คนละบ้าน แต่ต้องทำงานที่เดียวกัน

เมื่อการ Work from home แยกคนทำงานให้เหมือนอยู่ต่างออฟฟิศ จนบางขั้นตอนอาจไม่ปะติดปะต่อ เราจึงเชื่อมโต๊ะทำงานของทุกคนเข้าด้วยกัน โดยการประชุมสั้นๆ ในทุกเช้าวันทำงาน ผ่านแอพพลิเคชั่นที่เป็นเหมือนห้องประชุมออนไลน์อย่าง ZOOM Cloud Meetings

มีตติ้งเล็กๆ นี้ นอกจากเป็นสัญญาณเริ่มวัน ที่ช่วยเปลี่ยน Home ไปสู่ Work แล้ว ยังเป็นช่วงเวลาสำหรับอัพเดทโปรเจคต่างๆ ที่แต่ละคนกำลังทำ ทั้งความคืบหน้าและปัญหาที่ติดขัด ซึ่งด้วยฟังก์ชั่นการแชร์ภาพหน้าจอของ ZOOM ก็ทำให้สะดวกต่อการดูงานและคอมเม้นท์ได้แบบเรียลไทม์เหมือนอยู่ที่เดียวกันด้วย

เรื่องข้อมูลต้องชัดเจน

ความชัดเจนและเข้าใจตรงกัน สำคัญมากในการทำงานแบบเว้นระยะห่างเช่นนี้ 

เพราะถึงจะติดตามงานกันได้เป็นระยะ แต่ก็ไม่ได้มองเห็นกันตลอดเวลา หากเกิดข้อผิดพลาดแล้ว ก็อาจกินเวลายาวได้

เราจึงต้องมีพื้นที่สำหรับเก็บไทม์ไลน์งาน บรีฟ และข้อมูลเบื้องต้นของแต่ละโปรเจค อย่างเป็นสัดส่วนเข้าใจง่าย และสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่านเว็บไซต์ที่ชื่อว่า Taskworld.com เพื่อให้ฝ่ายประสานงานได้จัดตารางงานและฝากไฟล์ได้อย่างเป็นระบบก่อนเริ่มงานทุกครั้ง

ลาก Mind Mapping ให้ไกลกว่าเดิม

หลังจากได้ไทม์ไลน์และข้อมูลเบื้องต้นแล้ว จะมีการ Brain Storm เพื่อช่วยกันโยนไอเดีย

ให้ได้ Core concept ก่อนเริ่มการออกแบบ ผ่านเว็บไซต์ Miro แพลตฟอร์มที่เป็นเหมือนกระดานไวท์บอร์ดออนไลน์ ให้เราได้ทั้ง โยนรูป แปะโพสอิท และลาก Mapping ไปได้ไกลหลายร้อยกิโลเมตร จนถึงบ้านทุกคนในทีมได้สบาย

ถึงทัชไม่ได้ ก็ต้อง Stay in touch

เมื่อได้ข้อสรุปแล้ว ก็ถึงขั้นตอนการออกแบบ โดยจุดสำคัญของทีมคือเราต้อง Stay in touch กันอยู่ตลอด ให้เหมือนตอนทำงานด้วยกันที่ออฟฟิศ ดังนั้น ในระหว่างนี้จะมีการปรึกษา ดูงาน และคอมเม้นท์กันเป็นระยะอยู่เสมอ โดยการใช้ ZOOM หรือช่องทางติดต่อตามสะดวก จนเสร็จออกมาเป็นหนึ่งโปรเจค

อย่าให้ระยะห่างเป็นปัญหาในการพรีเซ้นท์

ข้อสำคัญคือถึงแม้วิธีการทำงานจะเปลี่ยนไปบ้าง แต่เราต้องทำทุกขั้นตอนให้ได้ประสิทธิภาพเท่ากับช่วงเวลาปกติให้มากที่สุด ตั้งแต่เริ่มงานไปจนถึงการนำเสนอกับลูกค้า

ซึ่งนอกจาก ZOOM จะเป็นห้องประชุมสำหรับออฟฟิศเราเองแล้ว ยังเป็นเหมือนพื้นที่นัดพบ เพื่อนำเสนองานกับลูกค้าอีกด้วย เพราะฟังก์ชั่นการแชร์หน้าจอ ทำให้สะดวกต่อการอธิบายงานอย่างเห็นภาพ ไม่เฉพาะการพรีเซ้น แต่ยังรวมไปถึงการติดต่อกับลูกค้าและ Out Source ในกรณีที่เหมาะกับการสื่อสารแบบเห็นหน้าเช่นเดียวกัน